Hiện tại, nếu xây dựng một hệ thống mail tại công ty là một điều không đơn giản, tại công ty nhỏ thì điều đó càng khó khăn hơn. Vậy câu trả lời cho bài toán mail doanh nghiệp hoặc các tổ chức nhỏ sử dụng domain riêng là gì? Chúng ta sẽ sử dụng hệ thống mail của các nhà cung cấc dịch vụ lớn. Có rất nhiều nhà cung cấp dịch vụ từ có phí đến miễn phí nhưng mình sẽ giới thiệu giải pháp miễn phí nhưng mạnh mẽ, đáng sử dụng và chi phí thấp.
Ngoài Google Apps ra cho đăng ký hệ thống mail theo tên miền riêng thì mình thấy Windows Live cũng đáng để thử. Thế mạnh của Windows Live là cho phép đăng ký lên đến 500 account trong một domain và có thể xin thêm nếu cần (Việc xin thêm mình thấy trong Homepages ghi và mình cũng đang thử xin thêm nhưng chưa thấy phản hồi). Nếu bạn là tổ chức giáo dục cũng có thể sử dụng hoàn toàn miễn phí, bạn tham khảo thêm tại đây.
Cập nhật: hiện tại Microsoft chỉ cho 50 user account cho một domain thôi.
Cập nhật: (4/2014) Hiện tại Windows Live không còn cho đăng ký nữa mà đã chuyển sang Office365 với giá rất phù hợp cho nhiều đối tượng. (Doanh nghiệp:http://office.microsoft.com/en-001/business/compare-all-office-365-for-business-plans-FX104051403.aspx 
Đặc biệt hơn ở Windows Live, bạn có thể cho người dùng tự do đăng ký sử dụng hệ thống mail của mình mà không cần đến Administrator như Google Apps. Giao diện người dùng sẽ rất đẹp như khi bạn dùng mail Hotmail.com hoặc Outlook.com và bạn cũng có thể sử dụng hết các dịch vụ khác của Microsoft như Skydrive, Calendar… Còn chờ gì nữa mà không làm nào.
Cài đặt
Bước 1: Đầu tiên bạn truy cập vào http://domains.live.com, bạn phải chắn chắn là mình đã có một địa chỉ mail của Microsoft, địa chỉ này sẽ dùng để đăng nhập vào quản lý hệ thống email của bạn.
Bước 2: Sau khi đăng nhập thành công, bạn sẽ nhấn vào Add Domain để tiến hành thêm tên miền vào. Bạn điền tên miền vào ô “www” và nhớ chọn “Set up Outlook.com for my domain” rồi ấn Continue.
Bước 3: Tiếp theo bạn bấm I accept nếu không cần chỉnh sửa gì. Tại bước này bạn cũng có thể chỉnh sửa lại email quản trị (mặc định là địa chỉ bạn đăng nhập lúc nãy) bằng cách nhấp vào nút Change users bên cạnh địa chỉ email.
Bước 4: Đến đây coi như bạn đã làm được 50% chặn đường, việc còn lại là bạn sẽ cấu hình DNS cho domain trỏ về máy chủ của Microsoft. Việc này hết sức quan trọng, quyết định bạn có sử dụng được hay không nên bạn hãy làm cẩn thận và chính xác.
Trong mục Domain Settings bạn sẽ thấy thông báo “Pending DNS Configuration” màu vàng hiện lên. Những thông báo Pending DNS Configuration này hiện ra là do bạn chưa tạo record xác nhận trong DNS Settings của tên miền. Bạn hãy đăng nhập vào trang quản lý tên miền và tạo các record được yêu cầu:
- Mail setup (Bắt buộc): Bạn sẽ tạo một MX record với các thông số liệt kê.
- Prove domain ownership (Tùy chọn): Cái này không quan trọng lắm nên bỏ qua cũng được.
- Server trust (Khuyến cáo): Bạn nên tạo record này bởi vì record này sẽ giúp cho mail của bạn được các tổ chức tin tưởng và hạn chế được tình trạng vô spam/junk box.
- Messenger configuration (khuyến cáo): Bạn cũng nên thực hiện record này.
Sau khi đã tạo các record xong, bạn quay trở về trang quản lý củad Windows Live nhấnUpdate để cập nhật. Nếu thấy “Your service is Active.” tức là bạn đã có thể sử dụng rồi. Quá trình này có thể nhanh hay chậm tùy thuộc vào nhà quản lý domain của bạn.
Vận hành
Sau khi đã cài đặt thành công thì chúng ta đã có thể sử dụng ngon lành. Mình sẽ hướng dẫn thêm một số chức năng nữa để hệ thống mail có thể mang được hình ảnh của tổ chức, doanh nghiệp của chúng ta cũng như cách quản trị.
Tạo sub-domain
Khi cài đặt hệ thống xong, như mặc định chúng ta sẽ vào www.hotmail.com hoặcwww.outlook.com để check mail nhưng như vậy sẽ không đẹp lắm. Bạn có thể tạo ra sub domain như http://mail.anvona.com để nhìn chuyên nghiệp hơn. Các bạn sẽ vào Domain settings/Custom addresses rồi làm theo các bước sau:
Đến đây, bạn quay trở lại trang quản lý của Windows Live và refesh lại trang web để xem Status, nếu có dấu Stick xanh thì bạn đã thành công. Quá trình này có thể nhanh hay chậm tùy thuộc vào nhà quản lý domain của bạn nên nếu thấy dấu chéo đỏ, bạn quay lại vào lúc khác.
Thêm user account
Để thêm tài khoản người dùng, bạn vào Member accounts, nhấn nút Add, điền các thông tin yêu cầu và nhấn OK. Ngoài ra để người dùng có thể tự đăng ký bạn kích hoạt chức năng “Open membership” để họ tự đăng ký.
Ngoài ra, bạn có thể thêm vào Website của mình module đăng nhập để tạo thuận tiện cho người dùng. Bạn vào “Sign-up module”, tại “Use your sign-up module” bạn chọn “On your website”, khai báo các thông số bên dưới. Một đoạn mã HTML sẽ được tạo ra cho bạn. Bạn copy đoạn HTML và đem đặt tại vị trí bạn muốn trên Website của mình.
Tạo Logo tổ chức
Bạn có thể dùng chức năng “Co-branding” để tạo dấu ấn riêng cho mình. Ở đây chúng ta sẽ thêm header logo vào.
Thông số cho header logo khá nhỏ nên bạn chú ý khi thêm vào.
- File type: PNG
- Max. height (pixels): 21
- Max. width (pixels): 93
- Max. size (KB): 10
Quá trình này có thể mất đến 72 tiếng nên bạn cứ kiên nhẫn chờ đợi nếu chưa thấy.
Đến đây coi như bạn đã hoàn tất hệ thống mail cho tổ chức của mình. Việc còn lại là sử dụng sao cho hiệu quả.
Chúc các bạn thành công.
