CHUYỂN ĐỔI SỐ LÀ GÌ ? – XU THẾ TẤT YẾU CỦA DOANH NGHIỆP THỜI ĐẠI 4.0

Chuyển đổi số (Digital Transformation) ngày càng trở nên quan trọng. Các doanh nghiệp trên toàn thế giới thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau, từ bán lẻ, tài chính và chăm sóc sức khỏe, cho đến khu vực công, đều đang khởi động các dự án chuyển đổi số để cải thiện trải nghiệm khách hàng và tăng hiệu quả hoạt động. Tuy nhiên không phải ai cũng hiểu chính xác chuyển đổi số là gì và ý nghĩa của chuyển đổi số trong thời đại 4.0. Hãy cùng SThink tìm hiểu các câu hỏi đó trong bài viết dưới đây.

1. Chuyển đổi số là gì?

• Khái niệm :

Chuyển đổi số là quá trình thay đổi tổng thể và toàn diện của cá nhân, tổ chức về cách sống, cách làm việc và phương thức sản xuất dựa trên các công nghệ số. 

Sự khác nhau giữa Ứng dụng công nghệ thông tin và Chuyển đổi số

Ứng dụng công nghệ thông tin là tối ưu hóa quy trình đã có, theo mô hình hoạt động đã có, để cung cấp dịch vụ đã có.

Chuyển đổi số là thay đổi quy trình mới, thay đổi mô hình hoạt động mới, để cung cấp dịch vụ mới hoặc cung cấp dịch vụ đã có theo cách mới.

Giới phân tích nhận định, chuyển đổi số là xu thế không thể đảo ngược, nếu đứng ngoài, doanh nghiệp sớm muộn sẽ thất bại.

Tại Việt Nam, khái niệm “Chuyển đổi số” thường được hiểu theo nghĩa là quá trình thay đổi từ mô hình doanh nghiệp truyền thống sang doanh nghiệp số bằng cách áp dụng công nghệ mới như dữ liệu lớn (Big Data), Internet vạn vật (IoT), điện toán đám mây (Cloud)… nhằm thay đổi phương thức điều hành, lãnh đạo, quy trình làm việc, văn hóa công ty.

Tuy nhiên có thể giải thích một cách dễ hiểu Chuyển đổi số (Digital transformation) là việc tích hợp công nghệ, sử dụng phần mềm để tự động hóa tác nghiệp giữa các bộ phận doanh nghiệp, phân quyền hợp lý nhằm tối ưu hóa quy trình và bảo mật thông tin. Trên những số liệu đã được số hóa, phần mềm sẽ tự động phân tích dữ liệu đưa ra báo cáo, dự báo xu hướng, giúp người dùng truy cập và nắm bắt thông tin nhanh chóng. Từ đó, nhà quản lý đưa ra kế hoạch phát triển và phân phối sản phẩm phù hợp với thị trường, ban lãnh đạo đưa ra chiến lược kinh doanh tối ưu cho doanh nghiệp. Mục tiêu chính của chuyển đổi số là gia tăng hiệu quả vận hành, nâng cao năng suất lao động, cung cấp những giá trị mới cho khách hàng, từ đó tạo ra lợi thế cạnh tranh trên thị trường.

• Phân biệt khái niệm “số hóa” và “chuyển đổi số” doanh nghiệp.

Có không ít người nhầm lẫn hai khái niệm “chuyển đổi số” và “số hóa”.

Số hóa được hiểu là việc biến đổi các giá trị thực sang dạng số, ví dụ thường thấy trong doanh nghiệp như việc thay vì quản lý hồ sơ nhân viên bằng file cứng thì nay bộ phận nhân sự các doanh nghiệp đã có thể nhập liệu lên file excel và quản lý trên đó. Thay vì quản lý hợp đồng bản giấy, nhân viên có thể scan file PDF và lưu trữ trên máy tính.

Còn “chuyển đổi số” là khi có dữ liệu được số hoá rồi, chúng ta phải sử dụng các công nghệ như AI, Big Data… để phân tích dữ liệu, biến đổi nó và tạo ra một giá trị khác. Có thể hiểu Số hóa là một phần trong quy trình Chuyển đổi số.

2. Lợi ích của chuyển đổi số đối với doanh nghiệp.

• Cắt giảm chi phí vận hành, tối ưu hóa nguồn nhân lực của doanh nghiệp.

Thực tế ở những doanh nghiệp chưa có sự chuyển đổi số, hầu hết nhân viên giữa các phòng ban chưa có sự liên kết thông tin với nhau, điều này khiến cho công việc luôn xử lý chậm hoặc tắt nghẽn do không cập nhật kịp thời dẫn đến sai lệch thông tin. Nhờ phần mềm quản lý chung, thông tin công việc được chia sẻ và trình – duyệt tự động giữa các bộ phận liên quan, cắt giảm tối đa thời gian xử lý công tác hành chính không thực sự cần thiết. Từ đó thông tin, tài liệu được cập nhật liên tục, thống nhất giúp việc trao đổi công việc với khách hàng được xuyên suốt, gia tăng hiệu suất lao động. Nhân viên có thêm thời gian nâng cao chuyên môn, nghiệp vụ và tập trung vào các công việc mang lại giá trị gia tăng cao.

• Quản trị doanh nghiệp hiệu quả và minh bạch.

Với việc áp dụng lợi ích của công nghệ trong giai đoạn chuyển đổi số, chủ doanh nghiệp/cấp quản lý hoàn toàn chủ động trong việc theo dõi các báo cáo, đánh giá hoạt động của doanh nghiệp, hiệu suất làm việc của nhân viên bất cứ lúc nào, mà không cần đợi nhân viên ngồi làm báo cáo qua Email hay thống kê số liệu qua bản cứng.

Cũng vậy, mọi thông tin, số hóa về hoạt động của doanh nghiệp đều được thể hiện minh bạch, cụ thể, chi tiết bằng con số rõ ràng, xóa bỏ những vùng tối, kém minh bạch trong quản trị doanh nghiệp. Chi phí ẩn tồn tại của doanh nghiệp sẽ được hạn chế giúp doanh nghiệp quản lý và tối ưu doanh thu hiệu quả nhất.

• Tăng tính bảo mật cho hệ thống.

Phần mềm với chức năng phân quyền giúp thông tin được chia sẻ hợp lý, bảo mật không những với bên ngoài mà còn giữa các ban ngành trong doanh nghiệp; không bị truy cập trái phép, rò rỉ thông tin, đánh cắp dữ liệu hay mất dữ liệu lưu trữ trên server.

Ngoài ra thông tin truy cập hay thực hiện thao tác của nhân viên được ghi lại trong phần mềm giúp doanh nghiệp hiểu rõ nguyên nhân khi sự cố xảy ra, giảm thiểu tổn thất cho công ty.

• Cải thiện chiến lược khách hàng

Chuyển đổi số giúp doanh nghiệp nâng cao khả năng cạnh tranh còn thể hiện ở việc tương tác nhanh chóng với khách hàng, chăm sóc cá nhân hóa khách hàng tiềm năng, phục vụ khách hàng tốt hơn.

Thông qua dữ liệu số hóa, phần mềm sẽ tổng hợp thông tin, phân tích hành vi khách hàng đã thực hiện. Từ đó đưa ra số liệu thống kê cùng dự báo xu hướng tương lai giúp doanh nghiệp đưa ra kế hoạch sản xuất, phân phối các sản phẩm phù hợp với thói quen của người tiêu dùng, vị trí địa lý; chuẩn bị các kế hoạch quảng bá thích hợp với chiến lược kinh doanh mà doanh nghiệp đề ra.

3. Ứng dụng công nghệ và quy trình chuyển đổi số trong doanh nghiệp

3.1 Ứng dụng công nghệ vào chuyển đổi số trong doanh nghiệp

Đối với từng bộ phận, phòng ban đều có những bước chuyển đổi để phù hợp với thực tế và hiện trạng của doanh nghiệp

– Trước tiên đề cập đến việc quản lý tài liệu công ty như hợp đồng, văn bản pháp lý, các nội quy và sáng kiến đóng góp. Đây là tài sản vô cùng quan trọng của công ty và thường được lưu trữ bằng bản cứng qua nhiều năm. Đối với những công ty có quy mô lớn, lượng giấy tờ vô cùng lớn và tốn nơi lưu trữ cũng như nhân lực quản lý. Hệ thống Workflow Management giúp doanh nghiệp lưu trữ, ghi chép các tài liệu này một cách nhanh chóng, bảo mật và dễ tìm kiếm. Ngoài ra, hệ thống còn giúp quản lý sâu hơn như tương tác, duyệt các đề nghị, cấp phát, đặt phòng họp, đặt lịch làm việc với khách hàng… 

– Hệ thống giao việc giúp kiểm soát tiến độ và trạng thái công việc, điều hành quản trị công việc toàn diện và chuyên nghiệp theo nhiều cấp, phản ánh rõ tình hình thực hiện công việc suông sẻ hay có vấn đề phát sinh ở giai đoạn nào, giúp người quản lý nắm được và có phương án xử lý kịp thời.

– Hệ thống quản lý các thông báo đươc nâng cấp như một mạng xã hội nội bộ, để cập nhật các thông tin mới, phổ biến quy định, nội quy, phong trào cho toàn thể nhân viên.

– Một trong những yếu tố để nâng cao hiệu suất bán hàng là quản lý chăm sóc khách hàng. Phần mềm CRM (Customer Relationship Management – Quản lý quan hệ khách hàng) giúp quản lý từ khâu khách hàng tiềm năng đến đơn hàng và các chế độ hậu mãi.

– Hệ thống bán lẻ đồng bộ với hệ thống kế toán để các chính sách khuyến mãi thống nhất và đánh giá hiệu quả từng điểm bán. Việc tưởng như đơn giản này lại tốn khá nhiều thời gian để kế toán và bán hàng có chung tiếng nói.

– Đối với các công ty sản xuất, việc quản lý nguồn cung cấp nguyên vật liệu kịp thời, quản lý tình trạng đơn hàng, và hiệu quả từng tổ sản xuất là một yếu tố không thể thiếu. MRP (Manufacturing Resource Planning – Hoạch định nguồn lực sản xuất) là một trong những giải pháp để chuyển đổi số trong việc quản lý sản xuất hiệu quả và tương thích với các quy trình ISO.

– Đối với bộ phận kho, ngoài việc quản lý được số lượng tồn kho thì ở một cấp độ quản lý hiện đại hơn, chúng ta có thể quản lý được nguồn gốc nguyên liệu, vị trí đặt các lô hàng cũng như ngày sản xuất, hạn sử dụng theo từng lô. 

– Đối với bộ phận logistics, nhân viên phải làm việc ngoài công ty thường xuyên nên đòi hỏi một công cụ quản lý công việc có sự linh hoạt và tức thời như các Apps mobile. Apps là ứng dụng bao gồm nhiều tính năng hỗ trợ một số công việc cụ thể như:

• Phần mềm DMS (Distribution Management System – Hệ thống quản lý phân phối) hỗ trợ nhân viên sales, phát triển thị trường để bán hàng tương tác khi ở hiện trường (Field works), quản lý sales out
• Quản lý logistics tình trạng giao hàng
• Quản lý chấm công tại điểm bán, lộ trình đường đi

Việc chuyển đổi số cũng tùy theo từng ngành mà có những giải pháp riêng để phục vụ chuyên sâu như ngành dược, thực phẩm, sản xuất gỗ – nội thất, vật liệu xây dựng, sắt thép….

...xem tiep...https://sthink.com.vn/chuyen-doi-so-doanh-nghiep-xu-the-tat-yeu-cua-doanh-nghiep-thoi-dai-4-0.html